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Datenschutzerklärung zur Nutzung von "Zoom"

Datenschutzerklärung 
Diese Datenschutzerklärung soll Ihnen ermöglichen, sich über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Nutzung des Tools „Zoom“ der Zoom Video Communications, Inc. zu informieren. Die Kreisvolkshochschule Weimarer Land bietet Online-Seminare über den Online-Meeting-Dienst Zoom an.

Informationen nach Art. 13/14 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zum Einsatz des "Video-Konferenzsystems Zoom“ an der Kreisvolkshochschule Weimarer Land
Stand: 18.3.2021

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist der Kreisvolkshochschule Weimarer Land ein wesentliches Anliegen. Daher sind wir bestrebt, die Datenverarbeitung bei der Nutzung von ZOOM den gesetzlichen Vorgaben entsprechend, sicher, transparent und datensparsam zu gestalten. Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung von ZOOM.

 I.    Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der DS-GVO sowie anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
Kreis Weimarer Land
vertreten durch die Landrätin
Bahnhofstraße 28
99510 Apolda
Tel.: 03644 540-0
Fax: 03644 540-850
E-Mail: post.landratsamt@wl.thueringen.de

Innerorganisatorisch verantwortlich:

Amt:                                     Amt für Wirtschaftsförderung und Kulturpflege
Sachgebiet:                         Kreisvolkshochschule Weimarer Land
Kontakt:                               03644 554841
Fax:                                       03644 515662
E-Mail:                                  info@kvhs-weimarerland.de

Unsere Behördliche Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter:
E-Mail: Post.datenschutzbeauftragter@wl.thueringen.de
Tel.: 03644 540-139

II.    Auftragsverarbeiter
Die ZOOM Video Communications, Inc., 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, ist als Auftragsverarbeiter im Sinne von Artikel 28 DS-GVO für die Kreisvolkshochschule Weimarer Land tätig.
III.    Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Form der Datenverarbeitung hängt davon ab, wie der Dienst genutzt wird. ZOOM ermöglicht eine flexible Gestaltung der Online-Meetings. Als Host oder Moderator werden die in Ihrem ZOOM-Account hinterlegten personenbezogenen Daten zur Verwaltung der ZOOM-Räume verarbeitet. Als Teilnehmer*in können Sie darüber entscheiden, ob Sie am Chat teilnehmen oder ob Sie Ihr Mikrofon bzw. Ihre Kamera freigeben. In der Regel werden bei der Nutzung von ZOOM folgende Daten mit Personenbezug verarbeitet:
1.    Benutzer*innen-Daten

2.    Video-, Audio- und Textdaten
1.    Videodaten, sofern Sie die Kamera Ihres Endgeräts freigegeben haben
2.    Audiodaten, sofern Sie das Mikrofon Ihres Endgeräts freigegeben haben
3.    Textdaten, sofern die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion genutzt wird

3.    Meeting-Metadaten
1.    Dauer des Meetings
2.    Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme von Personen
3.    Name und Beschreibung des Meetings
4.    Geplantes Datum / Uhrzeit des Meetings
5.    Chat-Status
6.    IP-Adressen der zur Teilnahme verwendeten Endgeräte sowie weitere Geräte-/Hardware-Informationen (MAC-Adresse, andere Geräte-IDs (UDID), Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher, Art der Verbindung u.a.), ungefähre Position zur Herstellung einer Verbindung zum nächstgelegenen ZOOM-Rechenzentrum

4.    Meeting-Aufzeichnungen (optional)
1.    mp4 aller Video- und Audioaufnahmen und Präsentationen
2.    m4a aller Audioaufnahmen
3.    Textdatei aller Annotationen, Chats, Audio-Protokolldatei
4.    Audio-Protokolldatei und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.
 
5.    Beschäftigte in Verwaltung:
1.    Vollständiger Name
2.    dienstliche E-Mail-Adresse
3.    Rechnungs- und Beschaffungsdaten

Video- und Audiodaten enthalten jedenfalls Ihr Abbild sowie Ihre Stimme als personenbezogene Daten im Sinne des Artikel 4 Nummer 1 DS-GVO, da sich die Daten auf Sie als identifizierte bzw. identifizierbare natürliche Person beziehen. Darüber hinaus kann der Inhalt Ihrer Beiträge Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Auch IP-Adresse und Geräte-/Hardware-Informationen können einen Rückschluss auf Ihre Person zulassen und sind daher als personenbezogene Daten zu behandeln. Der Text innerhalb der Chatfunktion wird in einer separaten Datei gespeichert und ist im Falle einer Aufzeichnung nicht Teil des Videos.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei Zoom-Nutzung können Sie unter https://zoom.us/de-de/privacy.html sowie https://zoom.us/docs/de-de/privacy-and-security.html abrufen. Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um eine externe Website handelt, die von der Zoom Video Communications, Inc. in eigener Verantwortlichkeit betrieben wird und bei deren Besuch personenbezogene Daten verarbeitet werden.

IV.    Rechtsgrundlage
Die Kreisvolkshochschule Weimarer Land setzt ZOOM für die Durchführung von Online-Seminaren ein. Die Verarbeitung dieser Daten ist zur Erfüllung der im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben der Kreisvolkshochschule Weimarer Land zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 lit. c), e), Absatz 3 DS-GVO i.V.m. mit § 16 Thüringer Datenschutzgesetz und der Satzung der Kreisvolkshochschule Weimarer Land.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die Sie optional von sich preisgeben können, ist Ihre Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 lit. a), 7 DS-GVO.

V.    Speicherung
Die oben angegebenen Daten werden solange verarbeitet, wie es für die Durchführung des Online-Seminares und damit zusammenhängender Services erforderlich ist. Das gilt nicht, sofern abweichend davon ein längerer Speicher- oder Aufbewahrungszeitraum gesetzlich vorgeschrieben oder für die Rechtsdurchsetzung innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfristen erforderlich ist.
Wird ein Online-Meeting aufgezeichnet, erfahren Sie dies über eine Vorankündigung der Organisato-rin/des Organisators und/oder über eine technische Signalisierung. Sie können Ihre Kamera und ihr Mikrofon selbstständig deaktivieren und das Meeting jederzeit verlassen. Mit der Aufzeichnung werden die Daten des Audio- und Videostreams sowie optional die Nachrichten in der Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion gespeichert und bleiben über die Dauer des Meetings hinaus gespeichert. Die auf den Cloudserver des Anbieters von ZOOM gespeicherten Daten werden nach spätestens 30 Tagen automatisch gelöscht. Soweit Online-Meetings nicht aufgezeichnet werden, speichert der Anbieter die Meeting-Inhalte nach eigenen Angaben nach Abschluss des Meetings nicht.
Eine anderweitige Speicherung der Bild- oder Tondaten findet nicht statt.

Wenn Sie mit einem ZOOM-Account angemeldet sind, können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei ZOOM gespeichert werden.

VI. Datenverarbeitung außerhalb der EU / des EWR
Aktuell ist es noch nicht möglich, ZOOM so zu konfigurieren, dass alle oben unter III. angegeben Daten ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU / des EWR verarbeitet werden. Die unter III. 1. 3 aufgeführten Meeting-Metadaten werden weiterhin in Rechenzentren in den USA verarbeitet. Die Übermittlung der Meeting-Metadaten in die USA erfolgt auf Grundlage der zwischen ZOOM und der Kreisvolkshochschule geschlossenen Standard-Vertragsklauseln (SCC) der EU-Kommission (Artikel 46 Absatz 2 lit. c) DS-GVO). 
Wenn Sie die Übermittlung der Meeting-Metadaten einschränken möchten, empfehlen wir Ihnen, sich bei ZOOM-Meetings mit einem Pseudonym anzumelden, das keine Rückschlüsse auf Ihren Namen oder Ihre Person zulässt. 

VII.    Empfänger
Interne Empfänger sind diejenigen Beschäftigten der Kreisvolkshochschule Weimarer Land, die die Daten für ihre Tätigkeit im Rahmen der Aufgabenerfüllung benötigen. Weitere Empfänger existieren für den Fall, dass wir gesetzlich zu einer Weitergabe verpflichtet sind.
Externe Empfänger der Daten, die Sie im Rahmen des Online-Meetings preisgeben, sind auch die anderen Teilnehmer*innen des Online-Meetings.
Als Auftragsverarbeiter verarbeitet die ZOOM Video Communications, Inc. im Rahmen des Auftragsverarbeitungsverhältnisses Ihre Daten im oben geschilderten Umfang.
 
VIII.     Verschlüsselung
Dazu bietet ZOOM neben einer Transportverschlüsselung inzwischen auch die Möglichkeit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE) der Verbindung an. Bitte machen Sie, insbesondere bei Meetings mit sensiblen Gesprächsinhalten, von dieser Möglichkeit Gebrauch oder bitten den Host/Veranstalter, das Meeting entsprechend anzulegen. Weitere Informationen zu E2EE finden Sie hier: https://blog.zoom.us/de/zoom-rolling-out-end-to-end-encryption-offering/

IX.    Datenverarbeitung in der Cloud
ZOOM hat sich gegenüber der Kreisvolkshochschule Weimarer Land zu einer datenschutzkonformen Verarbeitung personenbezogener Daten verpflichtet. Dazu hat die Kreisvolkshochschule Weimarer Land alles ihr Mögliche unternommen, um die Datenverarbeitung den gesetzlichen Vorgaben entsprechend, sicher, transparent und sparsam zu gestalten. Dennoch bleibt zu beachten, dass die Kreisvolkshochschule Weimarer Land bei der Nutzung von externen Cloud-Diensten grundsätzlich keinen direkten Einfluss auf die Sicherheit der Datenverarbeitung nehmen kann und insofern auf die Compliance des Vertragspartners angewiesen ist. Daher sollten Sie bei der Nutzung nicht unnötig viele bzw. vertrauliche Daten von sich preiszugeben.  

X.    Ihre Rechte
Hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten haben Sie folgende Rechte:
1.    Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Artikel 7 Absatz 3 DS- GVO)
2.    Recht auf Bestätigung, ob Sie betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, auf weitere Informationen über die Datenverarbeitung sowie auf Kopien der Daten (Artikel 15 DS-GVO)
3.    Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten (Artikel 16 DS-GVO)
4.    Recht auf unverzügliche Löschung der Sie betreffenden Daten (Artikel 17 DS-GVO)
5.    Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DS-GVO)
6.    Recht auf Erhalt der Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a oder Artikel 9 Absatz 2 lit. a) oder auf einem Vertrag gemäß Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 lit. b) beruht und keine Ausnahme vorliegt (Artikel 20 DS-GVO)
7.    Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch die Kreisvolkshochschule Weimarer Land zu beschweren (Artikel 77 DS-GVO). Aufsichtsbehörde im Sinne des Artikels 51 Absatz 1 DS-GVO ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Thüringen, poststelle@datenschutz.thueringen.de

XI.    Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO
Sie haben ein Recht auf Widerspruch gegen die künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten, sofern die Daten nach Maßgabe von Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 lit. e) oder f) DS-GVO verarbeitet werden.